Charte des données personnelles
Téléservice “Tranquillidom 41”

Dernière mise à jour : 1er septembre 2020

Préambule

La présente charte de protection des données personnelles (la « charte ») décrit les méthodes que le département de Loir-et-Cher emploie dans le cadre de la collecte, de l'utilisation, de la protection et du partage des données personnelles des usagers qui utilisent le téléservice.

Soucieux de favoriser l'innovation tout en construisant une relation de confiance durable, basée sur le partage de valeurs sociales responsables et le respect des droits et libertés des personnes, le département de Loir-et-Cher s'engage en matière de protection des données à caractère personnel.

L'objectif principal de la présente politique est de décrire la façon dont le département de Loir-et-Cher, en sa qualité de responsable de traitement, collecte, utilise, protège et partage les données personnelles des usagers.

Elle regroupe dans un format transparent, compréhensible et accessible, des informations concernant les traitements de données mis en œuvre, pour permettre aux personnes de comprendre dans quelles conditions leurs données sont traitées, quels sont leurs droits à cet égard et pour présenter les engagements du département de Loir-et-Cher en sa qualité de responsable de traitement.

Cette politique est indépendante de tout autre document pouvant s'appliquer au sein de la relation contractuelle que nous pouvons avoir avec les usagers.

Pour une bonne compréhension de la présente politique, il est précisé que :

• « Usagers » désigne toute personne physique en relation avec le département de Loir-et-Cher et ses services ;
• « Responsable du traitement » désigne toute personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel définis dans la présente charte ;
• « Sous-traitant » désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement (il s'agit en pratique des prestataires avec lesquels nous travaillons et qui interviennent sur les données à caractère personnel qu'ils traitent) ;
• « Destinataires » désigne les personnes physiques ou morales qui reçoivent la communication des données à caractère personnel, qui peuvent donc être aussi bien des destinataires internes que des organismes extérieurs.

Traitements de données à caractère personnel

Lorsque vous utilisez le téléservice, nous collectons et traitons certaines données personnelles vous concernant, à savoir toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable, au sens de la législation applicable en vigueur (règlement Européen no 2016/679 et loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 modifiant la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978), notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité.

Responsable de traitement

Le département de Loir-et-Cher est le responsable du traitement des données personnelles dans le cadre de ce téléservice. Il en détermine les aspects administratifs, juridiques, organisationnels, financiers et en gère les modalités techniques, compte tenu de ses compétences en matière d'action sociale et du code de l'action sociale et des familles.

Principes et loyauté concernant vos données personnelles

Les données personnelles que vous fournissez lors de votre utilisation du téléservice sont strictement nécessaires au fonctionnement du téléservice, excepté celles collectées aux fins de vous fournir, de façon optionnelle, et sous réserve de votre consentement préalable, des fonctionnalités additionnelles.

Dans un souci de transparence, le département de Loir-et-Cher attache un soin particulier à l'information aux usagers au sujet des traitements qui les concernent. À cet effet, le département de Loir-et-Cher a défini la présente charte.

Lorsque le département de Loir-et-Cher est amené à traiter des données, il le fait pour des finalités spécifiques. Chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, le département de Loir-et-Cher s'engage à ne collecter et n'exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire, au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le département de Loir-et-Cher veille à ce que les données soient, si nécessaire, mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l'effacement ou la rectification des données inexactes.

Synthèse des traitements de données personnelles

Bases juridiques et finalités d'utilisation de vos données personnelles

1/ Le département de Loir-et-Cher met à votre disposition le téléservice Tranquillidom 41 et, à ce titre, traite les données personnelles nécessaires à son fonctionnement et à sa sécurité tels que détaillés dans les conditions générales d'utilisation de Tranquillidom 41, avec les sous-finalités suivantes :

• Gérer les comptes utilisateurs,
• Consulter les droits accordés,
• Suivre les prestations réalisées à domicile,
• Consulter les paiements réalisés pour ces prestations,
• Échanger avec le Département via une messagerie sécurisée.

Cette finalité a pour base juridique l'exécution d'une mission d'intérêt public au titre de l'article 6(1)(e) règlement Européen no 2016/679, de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 modifiant la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978 et du décret n°2017-880 du 9 mai 2017 autorisant les traitements de données à caractère personnel destinés à la mise en œuvre de l'allocation personnalisée d'autonomie et de l'aide sociale à l'hébergement.

2/ Le département de Loir-et-Cher peut vous proposer des fonctionnalités additionnelles sur le téléservice qui permettent de recevoir des actualités et informations de sa part. Lors de votre utilisation du téléservice, votre consentement vous sera ainsi demandé pour utiliser cette fonction, avec la possibilité de le retirer à tout moment.

Cette finalité a pour base juridique votre consentement préalable au titre de l'article 6(1)(a) règlement Européen no 2016/679 et de la loi n° 2018-493 du 20 juin 2018 modifiant la loi informatique et libertés du 6 janvier 1978.

Catégories de données personnelles traitées

Dans le cadre de votre accès et de votre utilisation du téléservice, le département de Loir-et-Cher traite les catégories de données personnelles suivantes :

• Données personnelles fournies à l'occasion de votre inscription sur le téléservice : afin de pouvoir valider votre inscription au téléservice, il est nécessaire que vous fournissiez les données d'identification suivantes : votre identité, votre date de naissance, votre adresse email et votre code d'inscription personnel.
• Données personnelles fournies à l'occasion de votre connexion sur le téléservice : afin de pouvoir connecter votre terminal (téléphone mobile, ordinateur portable…) au téléservice, il est nécessaire que vous fournissiez des données d'identification avec votre adresse email et votre mot de passe.
• Données personnelles automatiquement collectées sur le téléservice : dans le cadre de l'utilisation du téléservice, des données personnelles sont collectées concernant votre terminal (adresse IP, modèle de terminal, empreinte du terminal, paramétrage et préférences, empreinte du navigateur…) et ce à des fins d'accessibilité et autres besoins techniques.

Les destinataires de vos données personnelles

Les données à caractère personnel que nous collectons nous sont destinées en notre qualité de responsable du traitement. Nous les partageons uniquement selon les modalités stipulées dans la présente politique ou si la loi nous l'impose. Nous nous assurons que vos données ne soient accessibles qu'aux destinataires internes ou externes autorisés visés ci-après.

Peuvent accéder au traitement de données, dans la limite de leurs attributions et de leur besoin d'en connaître :

• Les personnels intervenant dans l'attribution, la gestion ou le contrôle de l'allocation personnalisée d'autonomie, de la prestation de compensation du handicap et de l'aide sociale, habilités par le département de Loir-et-Cher.
• Les professionnels des organismes dans le cadre de la mise en œuvre des prestations et de la facturation des interventions réalisées. Dans ce cas, la convention conclue avec l'organisme définit les opérations que celui-ci est autorisé à réaliser à partir des données à caractère personnel auxquelles il a accès, ainsi que les engagements qu'il prend pour garantir leur sécurité et leur confidentialité, en particulier l'interdiction d'utiliser les données à d'autres fins que celles indiquées par la convention, ces fins devant elles-mêmes respecter les finalités mentionnées.
• Les administrations publiques : dans le cadre de sa mission de service public et conformément à ses obligations légales, le département de Loir-et-Cher peut communiquer à d'autres personnes publiques les données d'utilisation du téléservice qui sont strictement nécessaires à l'exécution de leur mission de service public, sous une forme sécurisée, au titre du décret n°2019-31 du 18 janvier 2019 relatif aux échanges d'informations et de données entre administrations.
• Des services tiers permettant l'authentification sur le téléservice, comme FranceConnect : afin de permettre votre authentification sur le téléservice, il vous est possible de fournir vos identifiants de connexion via cet outil tiers, auquel cas ces données et certaines données techniques associées seront échangées entre l'outil tiers et le département de Loir-et-Cher.

Le département de Loir-et-Cher peut en outre être amené à partager des informations sans que celles-ci permettent pour autant de vous identifier directement, comme des statistiques agrégées anonymes se rapportant à l'usage du téléservice.

Enfin, le département de Loir-et-Cher est en droit d'utiliser ou de partager des données personnelles en tant que de besoin à l'effet de respecter un(e) quelconque loi, règlement ou exigence juridique, d'initier une procédure judiciaire ou de défendre un droit en justice, de protéger les droits, les intérêts et la sécurité de la collectivité, de nos agents, de nos bénéficiaires ou dans le cadre d'une enquête sur un cas de fraude ou de suspicion de fraude ou sur toute autre infraction.

Transfert de données personnelles

Vos données personnelles traitées dans le cadre du téléservice ne sont pas transférées en dehors de l'Union européenne / Espace Économique Européen.

La sécurité de vos données personnelles

Le département de Loir-et-Cher accorde une importance particulière à la sécurité des données à caractère personnel.

Des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en œuvre pour que les données soient traitées de façon à garantir leur protection contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle qui pourraient porter atteinte à leur confidentialité ou à leur intégrité.

Lors de l'élaboration et de la conception, ou lors de la sélection et de l'utilisation des différents outils qui permettent le traitement des données personnelles, le département de Loir-et-Cher s'assure qu'ils permettent d'assurer un niveau de protection optimal des données traitées.

Le département de Loir-et-Cher met ainsi en œuvre des mesures qui respectent les principes de protection dès la conception et de protection par défaut des données traitées. À ce titre, le département de Loir-et-Cher est en mesure de recourir à des techniques de pseudonymisation ou de chiffrement des données lorsque cela s'avère possible et/ou nécessaire.

Lorsque nous avons recours à un prestataire, le département de Loir-et-Cher ne lui communique des données à caractère personnel qu'après avoir obtenu de ce dernier un engagement et des garanties sur sa capacité à répondre à ces exigences de sécurité et de confidentialité. Le département de Loir-et-Cher conclut avec ses sous-traitants, dans le respect de ses obligations légales et réglementaires, des contrats définissant précisément les conditions et modalités de traitement des données personnelles par ces derniers.

En cas de violation de données à caractère personnel, le département de Loir-et-Cher s'engage à le notifier à la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) dans les conditions prescrites par le règlement.

Si ladite violation fait porter un risque élevé pour les usagers et que les données n'ont pas été protégées, le département de Loir-et-Cher en avisera les usagers concernés et leur communiquera les informations et recommandations nécessaires.

Durée de conservation de vos données personnelles

Le département de Loir-et-Cher conserve vos données personnelles dans des fichiers ou des systèmes actifs pendant la durée nécessaire à l'accomplissement des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

Le département de Loir-et-Cher conserve les données relatives à un bénéficiaire pendant six ans après la cessation de son droit à la prestation, ou après l'intervention d'une décision définitive en cas de contentieux. Par la suite, et pour répondre aux besoins statistiques et de pilotage, les données relatives aux bénéficiaires peuvent être conservées au-delà du délai de 6 ans après un processus d'anonymisation.

Sous réserve de votre consentement exprès, le département de Loir-et-Cher peut conserver votre adresse email aux fins d'information sur les activités et actualités du département de Loir-et-Cher, notamment par prospection par voie électronique, jusqu'à un an après votre dernière connexion au téléservice.

Si vous vous opposez par la suite à ce type de message, le département de Loir-et-Cher peut conserver ces données pendant un an à compter de votre opposition aux fins de pouvoir prendre en compte votre choix.

Dans tous les cas, vos données pourront ensuite être archivées de manière intermédiaire pendant les durées de prescriptions applicables, dans le respect des obligations légales applicables en matière de conservation des archives publiques.

Vos droits sur vos données personnelles

Vous disposez, au besoin après communication d'une pièce d'identité en cours de validité, de droits concernant vos données personnelles, selon les traitements et leur base légale.

Enfin, conformément à l'article 85 de la loi “Informatique et libertés”, vous pouvez définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès.

Vous pourrez exercer l'ensemble de ces droits en écrivant à Mme la Déléguée à la Protection des Données du Conseil départemental de Loir-et-Cher :

Par courriel l'adresse suivante : dpo@departement41.fr

Par courrier postal au Conseil départemental de Loir-et-Cher, Mme la Déléguée à la protection de données, Hôtel du Département, Place de la République, 41020 Blois Cedex

Au besoin, vous disposez du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL).

Modifications de la charte des données personnelles

La présente charte des données personnelles peut être modifiée par le département de Loir-et-Cher, aussi nous vous recommandons donc de consulter cette page régulièrement lors de vos connexions au téléservice.